Pembinaan Administrasi Kelompok Tani

Oleh : Susanti Dewi Anggarani, SP

Administrasi merupakan alat yang digunakan untuk mengukur kemajuan dan keberhasilan dari suatu organisasi. Administrasi erat kaitannya dengan manajemen, wadah organisasi itu sendiri maupun kepemimpinan yang menjalankan administrasi itu. Demikian juga dengan administrasi kelompoktani Sebuah organisasi kelompoktani yang kuat dan maju sudah sepatutnya mempunyai administrasi kelompok yang baik dan benar untuk menunjang semua aktivitas yang dilakukan oleh kelompok tersebut..

Perangkat administrasi kelompoktani yang baik dan benar diperlukan sebagai bahan informasi bagi kelompok maupun pihak lain yang berkaitan dengan kelompok.Dalam perangkat administrasi dibedakan menjadi dua bagian pokok yaitu : administrasi kegiatan dan administrasi keuangan. Dalam administrasi kegiatan , segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Sedangkan administrasi keuangan , segala catatan yang khusus berkaitan dengan keuangan kelompok. Selain itu bagi kelompoktani yang sudah maju, diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya.beberapa contoh Admisitrasi Kelompok Tani/Ternak (POKTAN) dan atau GAPOKTAN.BUKU- BUKU KEUANGAN terdiri dari : Buku Kas, Buku Kas Pembantu. BUKU- BUKU NON KEUANGAN terdiri dari :Buku Tamu, Buku Inventaris, Buku Anggota, Buku Susunan Pengurus, Buku Notulen Rapat, Buku Agenda Surat, Buku Anjuran Instansi Lain

BUKU TAMU

NO.	HARI TANGGAL	NAMA	INSTANSI / ALAMAT	JABATAN	MAKSUD TUJUAN	KESAN / PESAN	TANDA TANGAN
1	2	3	4	5	6	7	8

BUKU DAFTAR ANGGOTA

NO.	NAMA	TGL LAHIR / UMUR	L/P	PEKERJAAN	ALAMAT	TGL. MASUK ANGGOTA	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8

BUKU SUSUNAN PENGURUS
PERIODE TAHUN ....... SAMPAI DENGAN .........

NO.	NAMA	TGL LAHIR	L/P	PEKERJAAN	ALAMAT	JABATAN	TGL DIANGKAT	BERHENTI
								TGL	ALASAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

BUKU NOTULEN RAPAT

NO.	HARI / TGL	TEMPAT	POKOK BAHASAN / AGENDA RAPAT	PESERTA	JML PESERTA	HASIL KESEPAKATAN
1	2	3	4	5	6	7

BUKU SARAN-SARAN ANGGOTA

NO.	TGL	NAMA ANGGOTA	ALAMAT	PEKERJAAN	SARAN-SARAN	TTD ANGGOTA	PENGURUS
							TANGGAPAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7	8	9

BUKU DAFTAR HADIR
( ........JENIS KEGIATAN...........)

---

NO.	NAMA	ALAMAT	JABATAN DI POKTAN	TANDA TANGAN
1	2	3	4	5

BUKU AGENDA SURAT

S U R A T M A S U K				S U R A T K E L U A R
NO.	HARI / TANGGAL	ALAMAT PENGIRIM	PRIHAL	NO.	HARI / TANGGAL	ALAMAT/TUJUAN	PRIHAL

BUKU EKSPEDISI

NO.	TGL PENGIRIMAN	NO SURAT	ALAMAT	PRIHAL	T. TANGAN	KETERANGAN
1	2	3	4	5	6	7

BUKU KEGIATAN

NO.	HARI TANGGAL	RENCANA KEGIATAN	HASIL PELAKSANAAN
1	2	3	4

BUKU KAS

---

BULAN : ............ TAHUN : ................

NO.	HARI / TANGGAL	URAIAN KETERANGAN	PENERIMAAN	PENGELUARAN	SISA

BUKU INVENTARIS

NO.	NAMA BARANG	JUMLAH (UNIT)	PERKIRAAN NILAI (HARGA RP.)	KEADAAN		KETERANGAN
				BAIK	RUSAK

BUKU ANJURAN INSTANSI LAIN

NO.	TGL	NAMA	JABATAN	INSTANSI/ ALAMAT	ANJURAN	TTD
1	2	3	4	5	6	7

Perangkat kelengkapan administrasi lainnya seperti Sekretariat kelompoktani, papan nama kelompoktani, stempel kelompoktani, Arsip surat masuk dan surat keluar, arsip dokumen Berita Acara Pembentukan kelompoktani, arsip Dokumen AD dan ART kelompoktani, Arsip dokumen Berita Acara Reorganisasi kelompoktani, rencana kerja kelompok atau Rencana Definitif Kelompoktani (RDK), Rencana Defenitif Kebutuhan Kelompoktani (RDKK), Rencana Usaha Anggota (RUA), Arsip Dokumen Biodata Anggota kelompoktani, Dokumen berupa papan data (monografi) kelompoktani, Peta wilayah kelompoktani.

Sumber : http://sriastuti-penyuluh.blogspot.com/2014/09/pembinaan-administrasi-kelompok-tani.html